Clean up im Archiv! Alte Geschäftsunterlagen müssen raus - der beste Zeitpunkt für den Umstieg auf digitale Belege!

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geben vor, welche Unterlagen Sie zum Jahreswechsel aussortieren können und welche ins Archiv wandern. - Wäre das nicht der perfekte Zeitpunkt, um auf digitale Belege und ein digitales Archiv umzustellen?

• Geschäftsunterlagen, die Sie ab 2025 entsorgen können
  Mit Beginn des neuen Jahres sollten Sie sich von überflüssigen Geschäftsunterlagen trennen. Hierbei gelten für die Aufbewahrung von digitalen Belegen dieselben Vorschriften wie für Unterlagen in Papierform, denn die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Inhalt der Schriftstücke! Eine genaue Erläuterung der Aufbewahrungspflichten sowie eine Aufstellung der wesentlichen Unterlagen mit Fristen finden Sie in diesem Merkblatt der IHK München.

• Geschäftsunterlagen, die Sie in keinem Fall vernichten dürfen
  Auf keinen Fall dürfen Sie Unterlagen vernichten, wenn sie von Bedeutung sind für
  - eine begonnene Außenprüfung,
  - anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  - ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes 
    Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt
  - und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Die digitale Revolution in der Archivierung von Geschäftsunterlagen: Effizienz und Compliance im Einklang

In Zeiten der digitalen Transformation eröffnen sich Unternehmen neue Horizonte, um ihre Archivierungsprozesse effizienter zu gestalten. Lassen Sie sich von den entscheidenden Aspekten der Digitalisierung überzeugen!

1. Elektronische Archivierung: Der Weg in die Zukunft

Die moderne Geschäftswelt, aber auch die öffentliche Verwaltung setzen vermehrt auf den elektronischen Austausch von Daten und Belegen - ja, er wird mehr und mehr eingefordert! Schließlich ermöglicht die Digitalisierung heute eine zugriffsgeschützte und revisionssichere Archivierung.

2. Effiziente Verwaltung

Elektronische Daten können effizienter organisiert und durchsucht werden als papierhafte Unterlagen. Dies ermöglicht eine schnellere und einfachere Zugänglichkeit zu den benötigten Informationen und eine enorme Platzersparnis.  Ein elektronisches, revisionssicheres Archiv erleichtert somit die Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen und steigert die betriebliche Effizienz.

3. Mobilität und Zugänglichkeit

Auf ein digitales Archiv können Sie 24/7 zugreifen. Die Geschäftsunterlagen sind jederzeit und von jedem Ort aus abrufbar. Dies erleichtert die Zusammenarbeit in dezentralen Teams und unterstützt flexible Arbeitsmodelle. 

4. Umweltfreundlich und nachhaltig

Die Digitalisierung trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern ist auch umweltfreundlicher. Der Verzicht auf Papier und die Verringerung des Energiebedarfs für die Archivierung physischer Unterlage reduzieren den Ressourcenverbrauch und den CO2-Fußabdruck.

Fazit

Die Digitalisierung von Geschäftsunterlagen bietet weit mehr als die bloße Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Sie schafft Effizienz, Flexibilität und Nachhaltigkeit.
Unternehmen, die in moderne Technologien investieren, positionieren sich deutlich für eine rechtskonforme und gleichzeitg zukunftsorientierte und ressourcenschonende Unternehmensführung!

Unsere Kanzlei-Power für Ihren Erfolg!

• Scan-to-Archiv - Wir digitalisieren Ihr Papier-Archiv!
  Profitieren Sie von unserem Digitalisierungsservice, um ihr papierhaftes Archiv (z.B. Akten, Ordner, Belege) schnell und sicher in ein zukunftsfähiges elektronisches Archiv überführen zu lassen!
• Scan-to-go - Wir scannen, Sie entspannen!
  Wir scannen Ihren Ordner während Sie solange in unserer Kanzlei einen Kaffee oder Tee trinken. Danach können Sie Ihre Unterlagen gleich wieder mit nach Hause nehmen.
• Verfahrensdokumentation ist Trumpf!
  Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir eine Verfahrensdokumentation, die Ihre Geschäftsprozesse und Compliance-Regelungen transparent und eindeutig darstellt. Gleichzeitig erbringen Sie den Nachweis, dass in Ihrem Unternehmen ein Qualitätsmanagement betrieben wird, das die Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen garantiert. Intern realisieren Sie Effizienzsteigerungen durch die detaillierte Darstellung, wie Prozesse auszuführen, Informationen abzulegen und Verantwortlichkeiten geregelt sind.
  

Nehmen Sie doch gleich Kontakt auf, um Ihre persönliche Digitalisierungsstrategie zu entwickeln!

Sprechen Sie uns einfach an!
(0951) 9 15 15 - 0
info(at)rsw-gmbh.de

Zurück zu Steuerberatung